רוב המיילים שאנחנו כותבים חוזרים על עצמם: תזכורת, בקשה, התנצלות, מעקב אחרי פגישה. בכל פעם מתחילים מדף ריק ומתלבטים על הניסוח.
Claude כותב טיוטה טובה למייל תוך שניות, בתנאי שנותנים לו שלושה דברים: למי כותבים, מה רוצים שיקרה אחרי שהמייל נקרא, ובאיזה טון. כל התבניות כאן בנויות כך. מעתיקים, ממלאים את מה שבסוגריים, וקוראים לפני ששולחים.
הכלל שעושה את ההבדל
"תכתוב מייל ללקוח" יחזיר מייל כללי. "תכתוב מייל קצר ללקוח שלא שילם חשבונית מלפני חודש, בטון אדיב אבל ברור, שמבקש תשלום עד יום חמישי" יחזיר מייל שאפשר לשלוח. ההבדל הוא שלושת הפרטים: הנמען, המטרה והטון.
1. תזכורת תשלום מנומסת
כשצריך להזכיר בלי לפגוע ביחסים.
תכתוב מייל קצר ל-[שם הלקוח] על חשבונית מספר [מספר] על סך [סכום] שמועד התשלום שלה עבר לפני [זמן]. טון אדיב ועניני. לבקש תשלום עד [תאריך] ולהציע עזרה אם יש בעיה. עד 80 מילים.
2. מעקב אחרי פגישה
סיכום קצר שמוודא שכולם יצאו עם אותה הבנה.
הנה הנקודות שלי מהפגישה עם [שם]: [הדביקו]. תכתוב מייל תודה קצר שמסכם את מה שסוכם, מי עושה מה ועד מתי, בנקודות. בסוף שאלה אחת שמוודאת שלא פספסתי משהו.
3. סירוב מנומס
להגיד לא להצעה, לבקשה או לפרויקט, בלי לסגור את הדלת.
אני צריך לסרב ל-[מה הבקשה] מ-[מי]. הסיבה: [סיבה קצרה]. תכתוב מייל חם ומכבד שמסרב בבירור, לא מתנצל יותר מדי, ומשאיר פתח לעתיד. עד 70 מילים.
4. בקשה מהמנהל
יום חופש, תקציב, כלי חדש או שינוי בתפקיד. מבקשים עם נימוק, לא עם התנצלות.
תכתוב מייל למנהל שלי שמבקש [הבקשה]. הנימוק: [למה זה טוב לצוות או לעבודה]. טון מקצועי וישיר. לסיים בהצעה קונקרטית לצעד הבא, למשל שיחה קצרה השבוע.
5. תשובה ללקוח לא מרוצה
מדביקים את ההודעה של הלקוח ומסבירים מה אתם מוכנים להציע.
הנה הודעה מלקוח: [הדביקו]. תכתוב תשובה שמכירה בבעיה בלי להתגונן, מסבירה מה קרה במשפט אחד, ומציעה [הפתרון]. טון אנושי ורגוע. עד 100 מילים.
6. פנייה ראשונה ללקוח או לשותף
מייל קר שמישהו באמת קורא עד הסוף.
תכתוב מייל פנייה ראשונה ל-[תפקיד/שם] ב-[חברה]. אני [מי אני ומה אני עושה במשפט]. המטרה: [שיחה של 15 דקות / הצעה]. משפט פתיחה שמראה שהבנתי משהו על העסק שלהם: [פרט שאתם יודעים]. עד 90 מילים, בלי קלישאות.
7. עדכון על עיכוב
להודיע על עיכוב לפני שהצד השני שואל.
תכתוב מייל ל-[שם] שמעדכן שה-[פרויקט/משלוח] יתעכב עד [תאריך חדש] בגלל [סיבה קצרה]. לקחת אחריות, להסביר מה עושים כדי שזה לא יחזור, ולהציע [פיצוי אם יש]. עד 80 מילים.
8. לשפר מייל שכבר כתבתם
לפעמים הטיוטה כבר קיימת, והיא רק ארוכה מדי או נשמעת חריפה.
הנה מייל שכתבתי: [הדביקו]. תקצר אותו בחצי, תשמור על כל העובדות, ותרכך משפטים שעלולים להישמע תוקפניים. אחר כך תסביר בשתי שורות מה שינית.
איך גורמים למיילים להישמע כמוכם
אם המיילים יוצאים רשמיים מדי, מדביקים ל-Claude שניים או שלושה מיילים שכתבתם בעבר ומבקשים שיכתוב באותו סגנון. מי שכותב הרבה מיילים יכול לשמור את הסגנון בהגדרות או ב-Project, וכך לא צריך להסביר אותו כל פעם מחדש.
- קוראים כל מייל לפני ששולחים, ובודקים שמות, תאריכים וסכומים.
- לא מדביקים סיסמאות, פרטי אשראי או מידע רגיש של לקוחות.
- אם התוצאה לא מדויקת, לא מתחילים מחדש: כותבים מה לשנות, למשל "יותר קצר" או "פחות רשמי".
שאלות נפוצות
Claude כותב מיילים בעברית טובה?
כן. כדאי לתת לו דוגמה למייל שכתבתם כדי שהטון יתאים לכם, ולעבור על התוצאה לפני השליחה.
אפשר לבקש כמה גרסאות לאותו מייל?
כן. מבקשים למשל שלוש גרסאות, אחת רשמית, אחת חמה ואחת קצרה מאוד, ובוחרים את המתאימה.
איך לא להדביק את אותו פרומפט כל פעם?
שומרים את התבניות שאתם משתמשים בהן הכי הרבה, או פותחים Project למיילים עם הוראות קבועות על הסגנון שלכם. השיעור החינמי על Projects מראה איך.
להמשיך ללמוד, בחינם
שיעורים קצרים בעברית, עם איורים ותרגול מעשי:
לכל השיעורים